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张雷:谋定后动,赢在策划

 

张雷:谋定后动,赢在策划

张雷:注册招标师,现任山西中量工程招标代理有限公司总工。2011年荣获山西省招投标协会“第三届优秀论文评选活动”二等奖,2012年荣获全国招投标领域年度聚焦活动“优秀招标项目经理”,2013年荣获山西省建筑业协会建设工程招投标分会“招投标工作先进个人”且荣获山西省招标投标协会 “第四届优秀论文评选活动”优秀奖,2015年荣获山西省招标投标协会“第二届优秀招标项目经理”荣誉称号。

       本人在工程建设领域工作多年,从事过施工、监理、前期咨询、招标代理等专业,作为招标代理项目经理,完成了多个工程、货物、服务、EPC招标、政府采购项目,主要有大同至浑源公路投资人招标、阳泉至五台山高速公路阳泉至盂县段工程施工及施工监理招标、山西王家岭煤业有限公司选煤厂EPC总承包、金辛达煤业有限公司矿井建设工程总承包、晋煤集团污水处理厂总承包、太原煤销110KV输变电工程施工招标、太原市财政局图书采购、同煤朔州煤销公司设备采购等。
       招标代理工作不同于施工、前期咨询、监理等工作,集技术、经济、法律、合同管理于一体,如果简单走程序,只要细心、守法、执行似乎就能满足要求,但如果真正为招标人做有价值的咨询服务,这还远远不够,如何做好招标代理工作呢?我认为最重要的就是先谋后动,未雨绸缪,做好策划工作。
       一、策划在招标工作中的重要性
       如果用系统的观点来看招标采购项目,可以发现招标项目可以将整体流程分解为若干个子系统(流程),如方案策划流程、招标文件编制流程、文件发售流程、开标流程、评标流程等,每个子系统(流程)都有输入、输出、反馈,通过工作成果和信息的流转将不同子系统构造成招标系统流程。
       我们可以从“谋”和“动”的角度将子系统(流程)分为策划类、实施类两种流程,策划类流程决定招标工作整体方向,体现招标工作理论深度、水平,指导实施类流程,实施类流程在实践策划的过程中,发现偏差,进行反馈,有实施必有策划,实施是策划的实践产物,反作用于策划。
       从逻辑关系和我们的招标工作实践可以清晰地得出一个观点,对于偏重文案工作的招标行业而言,策划具有举足轻重的地位,是招标工作的基础。
       二、如何进行完美策划
     (一)夯实基础,做好储备。
       1、广泛搜集招标采购相关政策法规文件,分类整理,厘清脉络,为方便检索,我从法律法规的法律效力层级、各个部委、某个专题(如企业、从业人员资质)等多个角度搜集整理,设置索引,建立本部门内控的法律法规库,在此基础上,随时搜集新发布法律法规文件,同时授权各使用者,根据使用需要动态补充,定期维护,集思广益,全员参与完善法律法规库。
       法律法规库建立之后,随时对重点法律法规进行研读,结合招标师教材和专家解读深入理解,结合招标实践进行分析,厘清易混淆的概念,纠正实践中的偏差。比如,货物招标中“代理商”、“经销商”、“供应商”等概念的差别,机电国际招标中是否必须强调制造商唯一授权,这些细节都应在平时的学习中得到明确。
       2、在招标工作中学习并积累招标项目技术经济部分的基础知识,招标工作不可能精通所有项目的技术、经济知识,但至少应该做到概念、运行模式清晰,报价的方式、价格组成、计算方法明确,掌握各行业工程量清单计价、定额计价的编制依据、人工机械材料规费税金报价要求、单价是否调整等重点。
      (二)高处着眼,布局谋篇,重视招标方案策划,用方案指导招标实施过程。
       1、拟定基础资料清单,充分研究招标人提供的基础资料,准确提取并把握拟实施项目招标采购的“核心要素”——“法律法规的强制性规定、项目的常规需求、招标人的专门需求”。
       法律法规的强制性规定是项目实施的准则和红线。普通项目我们只需要按照法律法规的要求实施即可,但对某些特殊项目比如政府采购PPP项目、EPC项目、公路附属房屋建筑工程,这类项目具有几种类别招标项目的特点,需要兼顾项目所涉及到的相关法律法规要求。
       项目的常规需求就是该类项目的共性特点,货物类追求“物美价廉”,服务类强调服务质量和服务团队的素质,施工类需要综合考虑价格、施工组织设计、项目管理机构等因素,侧重价格因素,选择综合考评最优的投标人。进一步分类,货物又可分为大型成套技术复杂、简单通用常规两类,施工又可细化为技术复杂难度较大工期较长、技术简单工期较短通用两类,不同的行业又有不同的特点,服务类更复杂些,每个项目都有自己的特点,需要认真学习提炼。
       招标人的专门需求是拟招标项目的具体要求,影响并决定项目报价、评标办法、合同框架。
       准确把握法律法规的强制性规定和项目特点,深刻理解招标人的具体要求,搭建最适合该项目的招标框架,这是招标采购人员的基本功,这点如果把握不好,工作思路有偏差,势必造成招标文件出现失误,给招标工作带来不可挽回的损失。
       有一个公开报道过的案例,某家政服务政府采购公开招标,招标文件没有明确要求家政服务人员的最低数量和家政服务期限,导致供应商报价千差万别,最终导致招标失败。
       实际工作中也遇到过类似情况,某选煤厂EPC总承包项目,招标人提供了两个版本的初步设计,又提供了两次技术要求,虽然说明了以哪个版本为准,但未详细说明版本之间的差异。起初只是简单地将招标人要求的版本作为最终技术要求发放给所有投标人,但忽略了一个重要细节——技术要求中的实施边界、实施范围、包含内容与招标文件商务部分是否一致。发出文件之后,我们经认真复核,发现了此问题,与此同时投标人也提出了疑问,后来通过与招标人当面沟通,顺利解决了这一问题。
       由此可见,招标代理从业人员必须对招标项目有清晰的概念,提出自己的理解,不做消化加工地套用招标人的要求存在极大风险。
        2、在掌握项目招标采购核心要素的基础上,建立本项目的招标模型,作出招标策划方案。
       招标模型就是招标基本数据表。(表略)

       以招标基本数据表为基础,编制招标策划方案,落实实施及配合人、对外接口(各方联系人、联系方式)、招标工作整体计划等,与招标人进一步沟通完善,最终确定招标实施的总体方案,设定质量、进度控制性目标,经过审核确定的招标策划方案是该招标项目实施和考核的依据。
      (三)理清脉络,抓住重点,精心设计评标方法和合同条款。
       招标采购代理工作的核心成果是招标采购文件,按照时间段落划分,招标文件内容可大致分为招标采购程序部分和合同签订履约部分,前者的重点是资格审查和评标办法,后者的重点是合同。
       1、资格审查的关键在于设置合理的资质条件和资格审查办法,让具备相应能力和素质的潜在投标人通过资格审查形成充分、有效的竞争。资质条件应在国家、行业、地方对招标项目潜在投标人资质规定的基础上,以满足最低资质要求为基础,结合招标项目的特殊要求进行设置,不能设置歧视、限制性条款,也不能以与招标项目特点不相适应的条件、特定地区、特定行业的业绩作为准入或加分条件,否则构成歧视。同时,作为资质要求的条件也不能作为评标办法中的打分条件。
        2、简单套用、不加分析地适用以往评标办法是目前很多招标代理从业人员通用的做法,这种做法的危害在于不知其所以然,把招标当做简单的复制粘贴,丧失了评标办法应当实现的功能。
       评标办法是招标文件的核心部分,体现了招标人选择中标人的标准,不仅是评标的依据,也是投标人编制投标文件的指引,同样的投标人依据不同的评标办法编制的投标文件可能完全不同。因此,招标文件编制应当以评标办法为出发点,向各个组成部分辐射,这种思路能够分清主要和次要矛盾,一针见血,事半功倍。
       加强评标办法编制修养,是招标从业人员的必修课,我们应当在平时的工作中,多看多想多搜集多积累,知其然知其所以然,深刻领悟该评标办法的实质,将其抽象化、标准化,进行归纳,用图表形式的分类标准指导工作。
       我们可以按照这样的思路构建最优的评标办法:项目性质研判→选择评标办法总类(第一层:工程、货物、服务;第二层:简单、复杂)→选择评标办法细类【综合、合理低价(经评审的最低投标价)、最低价】→决定各部分分值比例(报价、商务、技术)或价格修正方法(经评审的最低投标价)→决定各部分内部分值构成(评标基准价、报价打分方法、技术评审因素及分值、商务评审因素及分值)→整体分析,最终决定。
       然后我们就可以评标办法为准,构建投标文件的报价、商务、技术要求,然后进行前后对应性复核,招标文件商务部分的总体框架就基本构成了。
       3、很多招标人和招标代理为了招标阶段的一时方便,将标准合同直接放入招标文件,不填写专用合同条款。这种做法看似简化,实则存在很多隐患,且不论招标人和中标人在中标后需要重新编制合同条款,再进行谈判,单纯从招标的角度来讲,招标文件也没有体现招标人的项目管控思路,招标人和投标人的思路没有统一到一个平台上。如果在招标阶段就进行了合同策划,招标人意图明确,投标人根据招标人的思路有针对性地进行项目前期策划,将其注入自己的投标技术方案中,这样可以大大加快合同谈判进度,双方可以在实质性条款已经得到确认的前提下,对已经成文的合同条款进行逐条研讨,招标阶段多做点功课,可以加快项目进度,保证项目质量,这是电子化招标所不能替代的。
       招标文件中的合同策划与招标文件具有内在关联,价格、质量、工期等关键信息应与招标文件要求保持一致,并且应有可操作、能够落地的条款保证其实施,比如合同价款采用何种方式,如何支付,价格是否调整,如何调整,质量保证金比例等等,这些条款应随着招标文件基本要求一并提出,在合同中明确,其他条款应在国家、行业、地方法律法规、规范性文件的框架内,根据项目具体情况提出,比如安全文明施工费如何支付,不利物质条件、异常恶劣的气候条件、不可抗力的范畴,如果发生如何调整价款和工期。
       编制合同条款应当本着公平合理的原则,适度体现招标人意图,对招标人提出的强势条款要有甄别,不可全盘照搬,因为合同订立体现了合作博弈,双方虽有分歧,但总体的目标是一致的,作为咨询工作者,应该为合同订立双方提供一个公平的平台,显失公平的合同,其执行过程必然曲折。
       三、从策划到实施,科学的项目管理方法是助推器
       各流程的事前策划是总体策划得以实现的关键,事前策划要着重解决“完成什么任务、谁来干(谁为主、谁为配合)、在哪里完成、什么时间完成、完成到什么程度、怎么干、多少钱、怎么去”,这些问题逐一解答,事前策划做到位了,继而我们可以运用各种项目管理方法,如WBS(工作分解结构)、责任分配矩阵、PDCA循环(戴明环)、鱼刺图、关联图等,进行实施、检查、总结、改进,用项目管理方法形成团队合力,让每一个环节、每一个操作者都在策划的指引下工作,且持续改进。

       四、电子招标新技术可以保证招标策划的执行力
       电子招标是招标业界生产力的一场变革,是“公开公平公正诚实信用”原则的有力践行手段,运用电子招标手段,我们可以实现事前策划的智能化,实施成本降低,工作效率大大提高,因此,我们应以开放的心态迎接电子招标,将电子招标看做一个必备的工具,去实现我们的项目策划目标。
       对于招标代理等咨询服务业而言,“谋定而后动”非常重要,要有良好的全局观念、总体方向,将每个环节的理念紧密契合项目实际,从策划到实施有章可循,再加上应用新技术保证执行力,可以积小胜为大胜,积跬步致千里,倘若每个环节都做到位了,整个招标项目也就成功了。

 

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